Radne grupe - Često postavljena pistanja

Kao se radna grupa pravi?

Podkomitet za portfolio proizoda, u saglasnosti sa izvršnim komitetom, postavlja timove stručnjaka da bi se ubrzao rad EHEDG-a. Za formiranje (i kasnije razrešenje) radnih grupa potrebno je odobrenje većinom glasova podkomiteta za portfolio proizvoda.

Koje su obaveze radne grupe?

Prema zadacima koje dodeljuje podkomitet za portfolio proizvoda, rada grupa je odgovorna za:

  • Razvoj i održavanje bilo kojih dodeljenih EHEDG vodiča, procedure sertifikacije, ili celokupan paket trening materijala za određeni vremenski period i ciljne datume
  • Odgovaranje na pitanja ili nedoumica koja se odnose na dokumente pod njihovim nadzorom
  • Davanje komentara o internacionalnim standardima u cilju promocije harmonizacije
  • Informisanjem podkomiteta za portfolio proizvoda o aktivnostima i napredku dokumentata koja su pod njihom nadzorom
  • Davanje preporuke podkomitetu za portfolio proizvoda za nove dokumente ili za reviziju već postojećih dokumenata
Kako se definiše polje istraživanja radne grupe?

Polje istraživanja i dodeljene obaveze za radne grupe odobrene su u vreme kada su i oformljene i za buduće promene u polju istraživanja ili za promene koje se odnose na zaduženja biće potrebno odobrenje podkomiteta za portfolio proizvoda. Radnoj grupi biće jasno odredjeno da li je radna grupa odgovorna za izradu krajnjeg sadržaja jednog ili više EHEDG vodiča, usluge sertifikacije, izradu trening materijala i za odgovaranje na različita mišljenja i primedbe vezane za taj rad

Ko postavlja predsedavajućeg i kopredsedavajućeg radne grupe?

Podkomitet za portfolio proizvoda odrediće predsedavajućeg i kopredsedavajućeg  od svih članova radne grupe. Ove pozicije se smatraju stalnim u cilju održavanja konzistentnosti; međutim, ne postoji određeni period trajanja  za obe ove funkcije. Zahtev za odabir predsedavajućeg i kopredsedavajućeg podneće sekretarijat podkomitetu za portfolio proizvoda, u slučaju kada su podnete ostavke na obe funkcije ili je kada je primljen zahtev za promenu datih funkcija, koga su potpisala najmanje tri (3) člana rade grupe.

Koji su zadaci predsedavajućeg radne grupe?

Predsedavajući radne grupe odgovoran je za:

  • Pripremu rasporeda i planiranje sastanaka neophodnih za izvršavanje funkcije radnih grupa.
  • Kontrolu formiranja i razvoja dokumenata koja su dodeljena radnim grupama
  • Pravljenje nacrta i podnošenje godišnjeg budžeta EHEDG blagajniku pomoću sekretarijata i podkomiteta za portfolio proizvoda, uključujući naknade ne kasnije do 30.novembra naredne godine.
  • Uz konsultaciju sa sekretarijatom, priprema nacrta dokumenata radne grupe za glasanje.
  • Održavanje odgovarajućih administrativnih rezultata vezanih za rad radnih grupa
  • Redovno učestvovanje na sastancima radnih grupa i drugim EHEDG sastancima/funkcijama ukoliko se to smatra neophodnim za sprovođenje rada radne grupe.
  • Pregledanje i usvajanje  komentara i negativnih glasova vezanih za dokumente radne grupe
  • Kada je potrebno tumačenje kriterijuma iz dokumentata potrebno je da zajednički deluje i da bude savetnik podkomiteta za portfolio proizvoda.
  • Selekcija i održavanje članstva radne grupe sa aktivnim članovima koji zastupaju i balansiraju intrese zaintresovanih strana.
  • Priprema godišnjeg izveštaja o aktivnostima radne grupe za predsedavajućeg podkomiteta za portflo proizvoda. Treba predati rezime do 30.januara naredne godine.
Kako se nominuju članovi radne grupe?

Kada se jednom formira radna grupa, onda se smatra stalnim komitetom. Članstvo može da varira pošto se članovi pridružuju ili zamenjuju. Predsedavajući radne grupe nominuje EHEDG članove za postavljanje i otpuštanje uz saglasnost podkomiteta za portfolio proizvoda. Pored intresa za pripadanjem u grupi, podkomitet za portfolio proizvoda može primeniti specifičan kriterijum pri imenovanju članova radne grupe, kao na primer, da li kandidat ima znanje o specifičnoj opremi, sistemima ili materijalima koji se pominju u EHEDG dokumentima dodeljenim radnoj grupi.

Kako ogu da se prijavim za aktivno članstvo u radnoj grupi?

Svi eksperti koji su članovi EHEDG-a mogu da pošalju EHEDG Sekretarijatu neformalnu prijavu za aktivno članstvo u radnoj grupi, tako što će ukratko opisati jihovo obrazovanje, profesionalno opredeljenje i motivaciju. Svaku novu prijavu predsedavajući radne grupe će proceniti da li može da se prihvati. Nakon prihvatanja prijave, dati stručnjak će imati pristup svoj dokumentaciji radne grupe i svojstvenim internim folderima vebsajta radne grupe.

Da li postoji ograničenje za članove radne grupe i koja su njihova prava pri glasanju?

Broj članova specifične radne grupe nije ograničen i svaki član ima pravo da glasa. Može da glasa samo jedan (1) član po entitetu (npr., kompanija ili kompanijska uprava, evropska ili državna agencija ili univerzitet) radne grupe, osim ako se ne zastupaju odvojene odelenja  i paleta  proizvoda

Šta su zadaci i zaduženja članova radnih grupa?
  • Redovno prisustvo na sastancima radne grupe.
  • Aktivno učešće u rutinskim  funkcijama radne grupe kao što je prikupljanje komentara i usaglašavanje različitih stavova o raznim privremenim dokumentima, radovima.
  • Odgovaranje na svu korespondenciju koja zahteva odgovore i rukovođenje glasačkim listićima u roku.

 

Član radne grupe može biti uklonjen ako:

  • Ima dva uzastupna neopravdana odsustva sa sastanaka radne grupe,
  • Ne učestvuje na dva uzastopna glasanja, ili
  • Ne odgovara na korepondenciju predsedavajućeg radne grupe.
Kako mogu da se prijavim kao odgovarajući član za radnu grupu?

Svi koji su zaintresovani za učešće u aktivnostima radne grupe, imaće minimum dodeljeno korespondirajuće članstvo. Korespondirajući članovi se pozivaju da aktivno učestvuju u svim aktivnostima radne grupen i ohrabruju se da ostave komentar o svim dokumentima. Korespondirajući članovi nemaju pravo glasa ali radna grupa mora da uzme u obzir njihove komentare.